A definição e o sequencial partilhamento da cota condominial adota, como vetor de referência, a proporção do terreno pertencente a cada condômino, a assim denominada “fração ideal”, a qual é adotada, como regra, na definição do valor do quantum a ser pago por cada proprietário ou possuidor, desde que consubstanciado como condômino; assim é que a fração ideal culmina por representar a composição da parte comum e da parte individual integrante da propriedade, podendo, ao certo, variar de condômino para condômino, na medida em que venham a existir unidades privativas de dimensões distintas em um mesmo condomínio.

Assim e, conquanto a fração ideal seja a regra, assim prevista em lei, convém lembrar que o rateio pode ser realizado de maneira distinta, hipótese em que cabe, à convenção de condomínio, assim estabelecer.

Importante observar que o não cumprimento da obrigação específica relacionada ao pagamento da taxa de condomínio implica em fazer com que os demais condôminos, posto adimplentes, tenham que arcar com as despesas próprias e pertinentes ao inadimplente, vez que tanto o custo fixo (despesas ordinárias) como o custo variável (despesas extraordinárias) da gestão condominial se fazem presentes todos os meses, e de forma ininterrupta, demandando um aumento da taxa, proporcionalmente ao número de condôminos inadimplentes.

Daí porque, além de uma acurada gestão financeira e orçamentária, deve o síndico atentar necessariamente para a gestão da inadimplência, fazendo observar, com rigor e exatidão, em relação ao condômino inadimplente, o seu dever de pagar a dívida acrescida de juros de mora e multa, seguindo-se a indispensável execução judicial, caso resultem infrutíferas as medidas extrajudiciais de cobrança.

Segundo a legislação tributária aplicável à espécie, os síndicos condominiais são enquadrados como “contribuintes individuais”, não importando se são isentos em relação ao pagamento da cota mensal ou se recebem algum tipo de remuneração em valor para o exercício de tal atividade.

Partindo-se, portanto, da premissa de que a remuneração direta ou indireta constitui “renda”, deflui-se que os respectivos valores de isenção da taxa condominial ou de remuneração passam a constar como “receita tributável”, razão pela qual deve, até mesmo, constar de forma expressa da declaração de imposto de renda, desde que preencha os parâmetros de valor suficientes e aptos legalmente para a realização da efetiva tributação.

No caso específico do síndico isento do pagamento da taxa condominial, e atendido ao requisito anteriormente mencionado, observa-se, por conseguinte, que tal benefício deve fazer parte integrante de sua declaração de imposto de renda, haja vista que a referida isenção possui equivalência ao pagamento pelos serviços prestados ao condomínio.

Para efeito de rotina administrativa, recomenda-se aos síndicos que passem a exigir das administradoras de condomínio que informem os valores efetivamente recebidos ou isentos para a Receita Federal por meio de um expediente documental denominado DIRF, o qual representa um ato declaratório onde os valores (recebidos ou isentos) devem ser remetidos para a Receita.

Ainda que o síndico seja aposentado, integra o seu rol de deveres legais o ato de informar os valores (de isenção ou de recebimento direto).

Os marcos legais aplicáveis à matéria são: decreto 3.000, de 26 de março de 1999 (RIR/99, artigos 106 a 112 e a instrução normativa RFB 1.500, de 29 de outubro de 2014.

O síndico é o delegado eleito pela Assembleia Geral para administração direta do condomínio, a ele reportando-se diretamente. Suas atribuições são basicamente as de um gestor, as de um manager, competindo-lhe conduzir todas as questões afetas à administração do condomínio, em especial, quando se refere a contratar, orientar e demitir empregados e outros servidores; quando diz respeito a efetuar as compras necessárias de material de consumo, quando se trata de pagar contas e tributos, bem ainda acompanhar e monitorar a execução dos trabalhos e projetos em curso no seu campo de atuação.

A parceria firmada entre o síndico, o conselho consultivo e uma boa administradora é essencial para o sucesso da atuação do síndico, pois o mesmo depende da autonomia a ele conferida pelo conselho consultivo,
já que o síndico não possui liberdade absoluta para operar.

A palavra síndico deriva do latim syndicus, que significa agir com justiça. O síndico é, portanto, o representante legal do condomínio, eleito em assembleia, podendo exercer o seu cargo por no máximo dois anos, admitida a possibilidade de sucessivas e irrestritas reeleições. O síndico exerce as regras que foram acordadas e faz cumprir o que foi decidido no regramento condominial aplicável e nas deliberações da assembleia. O síndico possui responsabilidade civil, criminal, administrativa, ambiental, trabalhista e previdenciária, podendo arcar até mesmo com o seu patrimônio pessoal, caso venha a causar prejuízo de forma dolosa ou culposa para o condomínio; ademais, pode o síndico ser afetado em sua liberdade, caso venha a praticar ilícitos penais em meio ao processo de gestão.

Nota-se que o síndico, para que possa assumir as responsabilidades imanentes ao seu cargo, deve obter conhecimentos específicos nas áreas que envolvem a administração de condomínios, pois tais informações haverão de nortear o seu processo de tomada de decisões de maneira proveitosa, mesmo não possuindo autonomia absoluta para tais deliberações.

O art. 1.347 do Código Civil Brasileiro, assim enuncia:

“a assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se.”

Mesmo não possuindo vínculo empregatício, a principal figura administrativa do condomínio é o síndico, devendo a este o cumprimento do que foi regido na convenção e no regimento interno, não podendo o mesmo tomar decisões por conta própria, mas somente às pautadas no que rege a lei brasileira aplicável aos condomínios, sendo certo que na hipótese de violação ou de descumprimento das normas de regência, poderá o síndico ser destituído do cargo a qualquer momento, sem direito à indenização, por decisão da maioria dos condôminos em assembleia.

O síndico terceirizado é contratado quando não há condôminos interessados em assumir o cargo de síndico, pois a grande responsabilidade, a demanda de tempo exigida pelo cargo, reclamações, queixas, o desgaste do dia a dia e as cobranças feitas por parte dos moradores a toda hora e em qualquer lugar faz com que os condôminos fujam do cargo de síndico.

Para evitar que o síndico seja apenas um personagem desprovido de atuação concreta ou mesmo de efetiva responsabilidade, será necessário que a sua autonomia como síndico conste no contrato, evitando dessa maneira à obrigação de exercer tudo aquilo que o conselho venha determinar.

Percebe-se que a falta de candidatos, a responsabilidade que é exigida
para o exercício do cargo de síndico, a falta de tempo e a representatividade dessa figura à frente da administração dos condomínios, tem feito muitos condôminos desistirem de se candidatar ao cargo, sendo que o advento dessa “lacuna” faz com que advenha a necessidade da contratação de um profissional na gestão desses condomínios, sendo este conhecido como “síndico profissional”.

Outra razão pela qual os condomínios têm optado por um síndico profissional decorre da semelhança da estrutura condominial e de suas atividades com aquelas relacionadas à gestão de uma empresa; assim, conquanto se possa afirmar que, por um lado, a natureza jurídica do condomínio é o de um ente despersonalizado, não sendo, portanto uma pessoa jurídica, de outro lado, forçoso se torna reconhecer que a gestão desse mesmo ente demanda cuidados com a contratação de pessoas e de empresas, com a observância de leis e de normas específicas, com a gestão financeira e orçamentária dos recursos econômicos, dentre outras responsabilidades, como aquelas de cunho tributário, previdenciário, administrativo, urbanístico e ambiental, que se prendem à gestão do condomínio.

A contratação desse profissional é decidida em assembleia pela maioria dos condôminos, devendo este cumprir os dispostos na legislação brasileira aplicável à regência de condomínios, na convenção condominial e no regimento interno, além das normas municipais, estaduais e municipais, e até mesmo as normas da ABNT que digam respeito à gestão das estruturas condominiais, sendo certo que o descumprimento destas normativas poderá importar na destituição do cargo, uma vez manifesta e consignada a decisão em assembleia pela maioria dos condôminos.

Na esteira do que já era preconizado pelo Estatuto dos Condomínios (Lei n° 4591 de 1964), o Código Civil Brasileiro estabelece que o mandato do síndico deve ser de no máximo dois anos, com direito à reeleição, ou como se encontra no corpo do art. 1347 do diploma civilista:

“A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se”.

Há decisões judiciais que confirmam que ainda que a convenção venha a
estabelecer que somente o condômino possa ser síndico em determinado condomínio, se a vontade da coletividade for no sentido de que deverá ser contratado um síndico profissional, a vontade soberana do colegiado de condôminos deve, nesse caso, prevalecer sobre a letra da convenção [1] .
Deve, portanto, a assembleia de condôminos escolher um síndico, que poderá até mesmo não ser condômino, hipótese em que a lei abre a oportunidade para a contratação de um síndico profissional, para que, de qualquer forma, possa gerir o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá ser renovado ao final de cada mandato. Esse mesmo mandato, por sua vez, poderá ser de 6 (seis) meses, de 1 (um) ano, ou no máximo, 2 (dois) anos. Conquanto muitas convenções estabeleçam o período de um ano de mandato, julgamos ideal que a norma de regência do condomínio estabeleça um prazo de dois anos, para o fim de permitir u tempo apto à realização de uma gestão profícua e de muitos resultados positivos.

Como afirmamos em outras oportunidades, o síndico poderá ser ou não condômino, e na hipótese de atuar como síndico profissional contratado, poderá estabelecer tal relação negocial tanto como pessoa física (natural) como pessoa jurídica (moral).

Caso o síndico, por inércia ou negligência, deixe de convocar a reunião assemblear na data definida na norma convencional e venha a prosseguir praticando as atividades próprias do cargo, para além do período designado em relação ao exercício do mandato, poderão os condôminos, por meio de uma assembleia extraordinária, havendo o quórum mínimo de um quarto dos proprietários, convocar uma assembleia para eleger ou contratar um novo síndico. Tal medida encontra fundamentação expressa no art. 1350 do Código
Civil, o qual afirma que o síndico deve convocar, a “…assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto ou sua renovação”.

Reveste-se de relevo o fato de que mesmo tendo sido convocada com o quórum mínimo exigido em lei, esta assembleia deve contar com a presença do maior número de condôminos, tanto para o fim de conferir a maior legitimidade possível ao novo síndico, sendo certo que, para que tal resultado possa ser alcançado, se fará indispensável uma comunicação prévia ampla e eficiente, onde se faça constar da pauta o dia e horário da assembleia e a menção expressa de que tal reunião terá por objetivo a eleição e/ou a contratação de um síndico profissional.

Deve ser frisado que o condomínio não pode ficar sem o síndico que é o representante legal da entidade. A lei civil determina que deve haver, sempre, e sem solução de continuidade, uma pessoa física designada para responder pelo ente condominial.

Assim, na hipótese de haver um lapso temporal, sem que exista um síndico no exercício da função, como pode ocorrer em casos de renúncia ou de destituição, um dos condôminos precisará assumir temporariamente, e em caráter interino, as funções do síndico.

Para essas situações excepcionais, se torna interessante designar a pessoa de um subsíndico, justamente para ocupar, ainda que em caráter temporário, a função de síndico, um dos integrantes dos órgãos colegiados (conselho fiscal ou consultivo), de tudo sendo recomendado estabelecer o procedimento a ser observado, cujo “locus” ideal, se nos apresenta como sendo a convenção condominial a norma de regência do condomínio, a quem compete  disciplinar matérias e situações como a aventada nessa circunstância hipotética.

Nota de fim

Assim, “considerando que a convenção estipula que apenas proprietários podem ser síndicos, em regra, tal disposição deve ser respeitada, salvo se não existirem proprietários candidatos”, conclui a magistrada. Contudo, ante as provas juntadas aos autos, a julgadora entendeu que, “considerando que o síndico [não proprietário] vem sendo reeleito para diversas administrações consecutivas; que a regra da convenção a respeito do síndico proprietário não é observada há anos, sem impugnações; que a autora não impugnou a candidatura do síndico na eleição de 2015, embora já fosse proprietária; que o síndico obteve quase que a unanimidade dos votos na eleição; que a autora obteve apenas 1 voto, entendo que a manutenção do síndico eleito, embora em
confronto com a convenção, representa o melhor interesse dos condôminos”. A autora apelou da sentença e, em sede recursal, a Turma julgou improcedente o recurso. Para o Colegiado, ficou demonstrado que “os condôminos presentes em todas aquelas ocasiões [assembleias ordinárias dos anos de 2008, 2009, 2010 e 2017] afastaram, deliberadamente, a aplicação da regra prevista na convenção do condomínio. Assim, se aqueles legitimados a formular as regras da convenção condominial resolveram, em outra circunstância, não a aplicar, como na hipótese dos autos, não se há de falar em ilegalidade ou falta de legitimidade na candidatura do Sr. Carlos Alberto Nascimento ao cargo de síndico”. Processo: 0703256-94.2017.8.07.0016

Com a figura do síndico profissional, em especial aquele que não é morador, mas sim um prestador de serviços do condomínio não deve ser diferente, sendo que enfatizamos a necessidade de constituir empresa para essa atividade específica, a qual deverá emitir Nota Fiscal de Prestação de Serviços.
       
Embora as discussões sobre aregulamentação da profissão de síndico profissional ainda não tenham se esgotado, com embates sendo promovidos por diversos atores, o fato objetivo é que a atividade econômica pode ser prestada. Também cabe ressaltar que o Código Civil não faz qualquer restrição ao fato de o síndico estar constituído como Pessoa Jurídica, conforme Art. 1.347 abaixo:
 
“A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para
administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá
renovar-se”.
       
Embora não haja qualquer restrição na lei, defendemos que a prestação de serviços seja feita através de Pessoa Jurídica, em função de carga tributária mais benéfica quando comparamos com a prestação de serviços feita pela Pessoa Física. Normalmente o regime tributário mais adequado é o Simples Nacional, o qual abordaremos a seguir.
 
SIMPLES NACIONAL
 
O Simples Nacional é um regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos aplicável às Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, conforme estabelecido na Lei Complementar nº 123/2006.
 
Abrange a participação de todos os entes federados (União, Estados, Distrito Federal e Municípios).
 
Para o ingresso no Simples Nacional é necessário: 

• Enquadrar-se na definição de microempresa (ME) ou de empresa de pequeno porte (EPP);
• Cumprir os requisitos previstos na legislação (nem todas as atividades empresariais permitem adesão ao Simples Nacional pelas empresas, bem como não admite sócio estrangeiro ou Pessoa Jurídica como sócia de empresa no Simples Nacional);
• Formalizar a opção pelo Simples Nacional.
   
  O Simples Nacional abrange os seguintes tributos:
  – IRPJ – Imposto de Renda da Pessoa Jurídica;
  – CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
  – PIS/Pasep – Programa de Integração Social;
  – Cofins – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social;
  – IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados;
  – ICMS – Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços;
  – ISS – Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza;
  – CPP – Contribuição para a Seguridade Social destinada à Previdência Social a cargo da pessoa jurídica.
   
  O recolhimento dos tributos abrangidos é feito através do documento único de arrecadação – DAS, com vencimento sempre no dia 20 do mês posterior o mês que tenha auferido receita (ou dia útil imediatamente posterior, caso dia 20 seja um sábado, domingo ou feriado), o que para o empreendedor, acaba sendo bastante prático.
   
  Embora o Simples Nacional atenda empresas que faturam até R$ 4,8 milhões por ano, os estados adotam sublimites, o que na prática significa dizer que a partir do momento que romper um faturamento acumulado no exercício de R$ 3,6 milhões, a empresa terá que recolher o ISS e/ou o ICMS à parte, e não mais dentro do DAS. Então, na prática, a empresa continuará no Simples Nacional, mas fará a apuração do ISS/ICMS por fora, inclusive se valendo do critério de não cumulatividade do ICMS (débitos e créditos).
   
  O Simples Nacional ainda continua sendo bastante interessante para o empreendedor, especialmente no que se refere à cota patronal do INSS, que está embutida na alíquota do Simples Nacional. Para aquelas empresas que empregam muita mão de obra, o Simples Nacional pode ser uma opção interessante, caso a adesão esteja dentro dos requisitos legais.
   
  A adesão ao Simples Nacional ocorre no mês de janeiro de cada ano, devendo, portanto, ser renovado anualmente. Além dos critérios anteriormente elencados, a adesão será indeferida se a empresa possuir débitos tributários que, porventura, não tenham sido pagos ou parcelados.  A falta de pagamento do tributo também é um motivo para exclusão da empresa do regime.

O Simples Nacional possui 5 anexos, cada qual com 6 faixas de tributação e alíquotas de diferentes. A aplicação do anexo se dará em função da atividade ou atividades empresariais que a empresa desempenhará, e que estão diretamente ligadas ao CNAE – Classificação Nacional de Atividades Econômicas.
 
A atividade econômica a ser escolhida é a de Serviços Combinados de Escritório e Apoio Administrativo, atividade esta que está relacionada no Anexo III do Simples Nacional e cuja alíquota inicial é de 6%.
 
NA PONTA DO LAPIS
 
A fim de que possamos demonstrar a diferença de carga tributária entre Pessoa Física e Pessoa Jurídica, faremos simulações com os seguintes valores anuais: R$ 36.000,00, R$ 54.000,00, R$ 84.000,00 e R$ 120.000,00, conforme a tabela abaixo:

Vale ressaltar que para o condomínio, pagar o síndico como pessoa física também implicará na incidência do INSS patronal, à alíquota de 20% sobre o rendimento pago, o que acaba por encarecer demais esse tipo de contratação e motivo pelo qual muitos condomínios acabam vedando esse tipo de contratação.
 
Agora vejamos o cálculo tendo como base o regime tributário do Simples Nacional:

Observe que para uma renda bruta de R$ 36.000,00/ano, o recebimento como pessoa física ainda é vantajoso, haja vista que o imposto de renda incidente é inferior àquele cobrado para uma empresa no Simples Nacional.

Porém, no caso de uma renda bruta de R$ 54.000,00 no ano, o recebimento através de Pessoa Jurídica passa a ser mais vantajoso. E nesse sentido, quanto maior a receita anual, maior a economia tributária que vai sendo gerada, como pode ser observado na última coluna da tabela, com receita bruta anual de R$ 120.000,00. Nesse caso a economia tributária é superior a R$ 15.000,00 no ano.
 
A sindicância profissional envolve não só o planejamento das ações que permeiam o condomínio edilício, mas começam pelo planejamento societário e tributário do próprio síndico enquanto prestador de serviços.

A vida condominial impõe aos proprietários de unidades privadas, independente de utilizarem ou não o imóvel, aos promitentes compradores, bem como aos cessionários de direitos relativos às unidades autônomas, todos estes reconhecidos legalmente, a teor do disposto no art. 1334, parágrafo segundo do Código Civil Brasileiro com a qualidade e o atributo jurídico de “condôminos”, um conjunto de deveres e obrigações, julgados necessariamente imprescindíveis para que os objetivos maiores da coletividade, ou seja, da massa condominial, possam ser plenamente alcançados.

Ao nos debruçarmos sobre a temática dos deveres dos condôminos, cumpre desde logo observar que tais obrigações muitas vezes haverão de se apresentar sob o formato de restrições de caráter negativo (obrigação de não fazer), ora com o perfil de imposições de caráter positivo (obrigação de fazer).

Nessa toada, não será difícil constatar que a simples existência de regras determinantes de deveres, normalmente se encontram associadas à segurança dos bens móveis ou imóveis, com a incolumidade e a salubridade das pessoas, bem como para o indispensável sossego e garantia de bem- estar que deve nortear os princípios básicos da convivência harmônica.

Um dos deveres comuns, de natureza mais elementar, que se prende a própria existência e sequenciamento das atividades condominiais, é o que se refere ao pagamento das cotas de condomínio, tanto as de ordem ordinária como as de caráter extraordinário, uma vez que tais recursos se encontram umbilicalmente imantados à manutenção e conservação do edifício, assim como aos encargos que se impõe a este especial ente despersonalizado, e que, paradoxalmente, em muito o aproxima das obrigações impostas às pessoas jurídicas.

Tão importante a provisão de recursos financeiros, que a realização da assembleia geral ordinária (AGO), prevista para ser realizada anualmente, exige dos condôminos que, nesta reunião, devem eles deliberar, votar e definir o valor da cota condominial, variável por óbvio de condomínio para condomínio, mercê de suas demandas, essencialidades, especificidades e particularidades.

No modelo comumente verificável em condomínios edilícios, sejam eles residenciais, empresariais ou mesmo multimodais, o pagamento da cota condominial costuma ser mensal, o que não gera qualquer tipo de obstáculo para que se defina outro modelo de periodicidade.

Nesse sentido, o rateio deve ser efetivado observando-se, como regra, o critério da fração ideal, a menos que outro modelo tenha sido definido no corpo da convenção condominial; destarte, cada condômino haverá de se obrigar a concorrer na proporção de sua parte, nas despesas do condomínio que tenham sido delineadas e aprovadas no âmbito da AGO.

Ademais, conquanto se saiba aprioristicamente que determinadas áreas comuns, à guisa de exemplo, piscina, academia ou quadra esportiva, podem eventualmente não serem utilizadas pelo condômino, ainda assim a este será determinado pagar pelas despesas de sua manutenção, uma vez que o proprietário segue exercendo os direitos de propriedade sobre o imóvel, não somente na área privada, como igualmente nas áreas de uso comum, podendo destas últimas fazer uso ou não, que ainda assim seguirá sendo responsável pelo adimplemento da obrigação de pagamento mensal da respectiva cota condominial.

É bem verdade que existem exceções a este entendimento, como nas hipóteses em que não se manifesta razoável cobrar do proprietário de uma loja externa, localizada no andar térreo, as despesas atinentes à manutenção de elevador ou mesmo da garagem exclusiva dos apartamentos, contudo, essa situação deve ser discriminada com todo o cuidado no corpo da convenção condominial, para que não pairem quaisquer dúvidas a respeito do alcance das obrigações relacionadas ao adimplemento das cotas condominiais.

Ao condômino recalcitrante, que se oponha a cumprir o seu dever de adimplemento, obrigação esta que encontra expressa fundamentação legal no  art. 1336 do Código Civil Brasileiro, corre o risco de se subsumir à possibilidade de cobrança da dívida, seja esta realizada no âmbito extrajudicial, ou mesmo na esfera judicial, não olvidando o fato de que, nesta última hipótese, o devedor poderá se subordinar à incidência de uma execução direta, uma vez que o Código de Processo Civil, em seu art. 784, inciso X passou a reconhecer o crédito referente às contribuições ordinárias ou extraordinárias do condomínio edilício com a natureza jurídica de título executivo extrajudicial.

Ademais, a ação de execução poderá importar na negativação do nome do devedor, bem como na sequencial constrição de bens, em ação proposta pelo síndico, responsável legal do condomínio para atuar ativamente no interesse do ente despersonalizado.

Nesta ação de execução, convém que o autor faça acompanhar do pedido, objetiva e completa documentação comprobatória do estado de inadimplência do condômino, conquanto se saiba que em determinados casos, a própria justiça tem mitigado tal providência,  como se verifica na Apelação 01506002120068190001 julgada no Tribunal de Justiça do Rio de Janeiro, onde o decisum houve se pronunciar expressamente pela desnecessidade de “juntada de boletos de pagamento ou da notificação prévia do demandado” dada a natureza propter rem da obrigação de pagar a cota condominial.